如何填写商业发票及审核要点

帮助中心物流巴巴2015-06-22 13:06:21阅读:

物流巴巴小编整理,商业发票的填写及审核要点:

商业发票模板.png

商业发票模板

一、商业发票

  商业发票是出口方向进口方开列发货价目清单,是买卖双方记账的依据,也是进出口报关交税的总说明。它是结汇单证中最重要的单据,能让有关当事人了解一笔交易的全貌。

  商业发票由出口企业自行拟制,无统一格式,但基本栏目大致相同,分首文、本文和结文三部分。首文部分包括发票名称、号码、出票日期地点、抬头人、合同号、运输线路等。本文部分包括货物描述、单价、总金额、唛头等。结文部分包括有关货物产地、包装材料等各种证明句、发票制作人签章等。

  二、商业发票缮制的基本要点

  1.出票人名称与地址

  一般而言,出票人即为出口公司。发票的出票人有两种表示方法:一是发票的信头直接显示受益人名称;二是由受益人在发票上进行签署。

  出票人名称、地址等描述必须醒目、正确,注意一致性。如采用信用证方式收汇,出票人的名称、地址等必须与信用证上受益人的名称、地址等完全一致。同时要注意与其他单据上显示的出口商的名称地址的一致性。

  2.发票名称

  发票名称,即“商业发票”(commercial invoice)或“发票”(invoice)字样。发票名称必须与信用证规定的一致。如果信用证要求是“certified invoice”或“detailed invoice”,则发票的名称也应这样显示。另外在发票的名称中不能有“临时发票(provisional invoice)”或“形式发票(proforma invoice)”等字样出现。

  3.发票抬头人名称与地址(Messrs)

  发票上必须明确显示发票抬头人即付款人的名称、地址,通常情况下抬头人作成进口商,信用证方式下为开证申请人。当采用托收方式支付货款时,应填写合同买方的名称与地址。

  4.出票日期及出票的基础信息

  此栏包括发票号码、合约号和发票的出票日期等。

  发票号码(Invoice NO.)由出口公司根据本公司的实际情况自行编制。

  发票日期(Invoice date)是发票的签发日期。一般而言,商业发票是全套单据中出具最早的,其日期可以早于开证日期,但不得迟于信用证的议付有效期(Expiry date)。

  当采用信用证支付方式时,必须标明该笔交易中的信用证号码(L/C NO.)。若信用证没有要求在发票上标明信用证号码或采用其他支付方式时,信用证号码一栏不填。

  当采用信用证支付方式时,合同号码(S/C NO.)应与信用证上列明的一致。若一笔交易涉及几个合同时,全部合同号码应在发票上表示出来。

  5.运输资料(Transport details)

  填写货物实际的起运港(地)、目的港(地)以及运输方式,如果货物需经转运,应把转运港的名称表示出来。运输线路、起运地、目的地必须与其他单据上显示的相一致,并且要打明具体的地名。

  6.唛头及件号(Marks and number)

  唛头是运输标志,便于货物的装卸、运输等工作。凡是来证有指定唛头的,必须逐字按照规定制唛。如无指定,出口商可自行设计唛头,或用“no mark”或“N/M”来表示无唛头。唛头内容包括进口商名称的缩写、合同号(或发票号)、目的港、件号几部分组成。如货物运至目的港后还要转运到内陆城市的,可在目的港下面加打IN TRANSIT To×××或IN TRANSIT字样。

  7.货物描述(Description of goods)

  货物描述一般包括货物名称、规格、数量、单价、贸易术语、包装等项目。信用证方式项下,商业发票中对货物的描述应与信用证中的描述一致,当使用其他支付方式(如托收)时,货物描述内容应与合同内容一致。在实际缮制时,允许有稍微差异。

  (1)信用证只规定了货物的总称,发票应照样显示外,还可加列详细的货名,但不得与总称矛盾。

  (2)信用证未规定货物的总称,但列举的货名很详细,则发票应照信用证规定列明。

  8.货物的包装、件数和数量(Quantity)

  此栏填写实际装运的包装、件数和数量,并与其他单据相一致。凡“约”、“大概”、“大约”或类似的词语,用于信用证数量时,应理解为交货时数量有不超过10%的增减幅度。

  如果信用证规定的货物是以重量(吨、磅)、长度(米、码)、面积(平方米)或体积(立方米)等作为数量单位的,而不是按包装单位或个数记数的,在信用证对货物数量没有不得增减要求和所支取的金额未超过信用证金额的前提下,允许货物数量有5%的增减幅度。

  9.单价(Unit price)

  完整的单价由计价货币、计量单位、单位金额、价格术语四个部分组成。发票中显示的单价和币种必须与信用证的要求一致。凡“约”、“大概”、“大约”或类似的词语,用于信用证金额时,应理解为有关金额可有不超过10%的增减幅度。

  10.总值(Amount)

  一般情况下,发票的总值不应超过信用证规定的最高金额,以免开证行拒绝支付。同时《UCP600》规定,开证行可以接受金额大于信用证允许金额的商业发票,其决定对有关各方均有约束力,只要该银行对超过信用证允许金额的部分未作承付或者议付。若信用证总值前有“约”、“大概”、“大约”或类似的词语,交货时允许总值有10%的增减幅度。

  11.声明文句

  信用证要求在发票上特别加注船名、原产地、进口许可证号码等声明文句时,发票上必须一一详列。

  12.关于“错漏当查”(E & O.E)

  “E & O.E”是“errors and omissions excepted”的简称。应该注意的是,当发票已经显示了证明真实、正确等文句者,就不能出现“E & O.E”的字样。

  13.发票份数

  发票提交的份数应与信用证规定的一致,如果信用证中没有特殊要求,其中一份必须是正本。例如信用证要求“in duplicate”或“in two copies”时,所提供的发票中必须有一张是正本。

  14.出单人签名或盖章

  商业发票只能由信用证中规定的受益人出具。如果信用证没有规定,用于对外收汇的商业发票不需要签署(但用于报关、退税等国内管理环节的发票,必须签署)。当信用证要求“signed invoice”,这时发票就需要签署;而要求“manually signed invoice”时,该发票必须是手签。

 

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